+7 (831) 281-02-01показать+7 (831) 281-02-01
Желания
TROIKA устройство для прошивки документов Yunger
+7 (831) 281-02-01
устройство для прошивки документов Yunger M 168 - переплетный станок
  • Слайд
  • Слайд
  • Слайд

Правильная организация архивирования документов и документооборота

Создание документооборота (архива) является весьма хлопотным делом. Однако, при правильном подходе к делу и хорошей организации можно добиться быстрого и простого архивирования документов в компании. Правильная организация архива значительно облегчит работу

Документы были всегда и всегда будут, с самого начала деятельности компании создаются различные документы, так или иначе влияющие на организацию работы и на успешность компании. Поэтому управляемый документооборот чрезвычайно важен для организации, от этого зависит скорость работы сотрудников (когда человек четко знает, где лежит требуемый документ, меньше времени уходит на его поиск), а это в свою очередь влияет на скорость реагирования компании на меняющиеся условия рынка.

Как правило, в каждой компании имеется канцелярия – организация, через которую проходит весь документооборот – от сотрудников в архивы и из архивов сотрудникам. Правильная организация канцелярии играет важную роль в компании, особенно важно создание архива для молодых компаний, так как потом просто невозможно будет разобраться в огромной куче бумаг.

Разделение на входящие и исходящие документы

В начале работы с документами и созданием архива удобно будет разделить все типы документов (которых в крупных компаний очень много, доходя до 600 типов) на три главных типа: входящие, исходящие и внутренние.

Входящие. К ним относятся документы, которые поступили от внешних партнеров предприятия, как правило, такие документы порождают соответствующие исходящие документы в определенных сроках.

Исходящие документы – это ответ организации внешним партнерам, большая часть исходящих документов подготавливаются на основе внутренних документов компании.

Внутренние документы необходимы для организации работы компании, как правило, они используются при общении крупных подразделений.

Каждый тип документа достаточно разнообразен, и может состоять из различных писем, распоряжений, указаний, и т.д. И для большего удобства рекомендуется в каждом типе использовать детализированные деления, например (жалобы, пожелания, предложения и др.).

Однако не следует весь документооборот заканчивать на определенных исполнителях, должна присутствовать и система автоматизации, которая не замыкается на канцелярии, а продолжается в подразделениях организаций. Использование компьютерных технологий и регистрационного номера значительно упростит ведение архива и поиска документа, так же обязательным является наличие атрибутов.

Атрибуты документов

Атрибуты в каждой компании разные, но существуют и общие атрибуты, которые используются большинством компаний. Среди них – регистрационный номер документа, источник документа, исполнитель документа и код документа.

Регистрационный номер – позволяет быстро ссылаться на определенный документ. Как правило, структура регистрационного номера в каждой компании может отличаться, т.к. он подбирается самостоятельно.

Атрибут «Источник документа» указывает от кого был получен документ. Для входящих указывается имя организации, для внутренних и исходящих – название подразделения или конкретное лицо.

Атрибут «исполнитель документа» указывает, какому сотруднику поручено исполнить данный документ, или который разработал его. Исполнитель всегда должен быть один.

Помимо общих атрибутов, в канцелярии используются отдельные атрибуты к каждому типу документов, например, входящие документы имеют еще такие атрибуты как срок исполнения и контролирующее лицо. А исходящие указывают также на такие атрибуты как Документ-основание (т.е. на основе чего был составлен исходящий документ) и список рассылки, указывающий, кому направляется этот документ.

Главное - своевременная архивация

Еще один важный фактор – не откладывать все на потом, так как документы накапливаются, поиски нужного документа занимают длительное время, вконец убивая желание разобрать и архивировать документы. Поэтому в каждой организации следует уделять архивированию дополнительное внимание.

Универсальной стратегии по архивированию документов не существует. У каждой есть свои плюсы и минусы. Два основных варианта: подшить бумаги сразу же или откладывать в стопку.

Архив? - "Будет сделано!"

Если вы принадлежите к типу "Будет сделано!", то ваши бумаги быстро исчезают в папках-регистраторах. У этого подхода есть два минуса:

Возможно, вы подшили документ слишком рано, и он может вам понадобиться в течение дня. В этом случае вам придется его доставать из папки. А на это требуется время.

В тайм-менеджменте существует рекомендация работать блоками. Это означает - в течение какого-то времени выполнять одинаковую работу.

"Отложу бумаги и подошью их потом"

Второй вариант архивирования - откладывать бумаги в сторону и подшивать их позже. В стопке или на лотке собираются, таким образом, немало документов. Тот, кто действует именно так, надеется подшить их позже. Главная проблема при этом - время для этого найти очень сложно.

Так стопка растет с каждым днем. Теряется контроль, поиски необходимого документа занимают много времени. К тому же постепенно исчезает желание разобрать бумаги.

Лучшая тактика - архив-менеджмент

Что лучше? Эти два этапа помогут привнести порядок и структуру на этапе "накопления":

Складывайте все бумаги в одно место. Это может быть подписанный лоток, одна или несколько подвесных папок или обычная папка. Если вы работаете с большим количеством бумаг и складываете их в течение долгого времени, то можете систематизировать их на этом "накопительном" этапе.

Выделите себе конкретное время для архивирования. Подшивку удобнее и быстрее выполнять на брошюровочно-переплетном комплексе Yunger M168 (Лотос M168, ППК М168) или, если объем бумаг очень большой, с помощью более мощного станка для подшивки документов Yunger M268 (Лотос M268, ППК М268) Для этого должно хватить одного раза в неделю. Если же у вас накапливается за неделю много бумаг, то делайте это чаще. К примеру, займитесь бумагами в среду и пятницу, выкраивая на это по полчаса. Это ускорит так нелюбимый многими процесс избавления от завалов.

Любая работа по организации начинается с подготовки, поэтому изначально следует определиться, как вы будете хранить бумаги? В традиционных папках, лежащие в ящиках столов, или вы используете стеллажи для папок? Если вы только начинаете работать и приобретаете оборудование, следует определиться, хватит ли размеров стола для ожидаемого объема бумаг.

ос@wB @авляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации и организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжении и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Комментарии
Пока нет отзывов
Включен режим редактирования. Выйти из режима редактирования
наверх